Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 1 czerwca 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej Wyprawomaniak.pl, członków Klubu Wyprawomaniaka, uczestników wydarzeń organizowanych przez Wyprawomaniaka, w tym biwaków, zlotów, rajdów, Rajdu Żółwików, a także osób kontaktujących się z Organizatorem.

Administratorem danych osobowych jest:

AC Sound spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Klimontowska 26/28
04-672 Warszawa
NIP: 95222014169
e-mail kontaktowy: redakcja@wyprawomaniak.pl

Dalej w Polityce Prywatności administrator danych określany jest jako „Administrator”, „Organizator” lub „Wyprawomaniak”.

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami prawa, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679, zwanym dalej RODO, oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.

2. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania ze strony i usług Wyprawomaniaka możemy przetwarzać w szczególności:

  1. imię i nazwisko;
  2. adres e-mail;
  3. numer telefonu;
  4. adres zamieszkania lub adres korespondencyjny;
  5. nazwę ekipy;
  6. login użytkownika;
  7. dane potrzebne do utworzenia konta lub dostępu do usług;
  8. dane dotyczące członkostwa w Klubie Wyprawomaniaka;
  9. dane dotyczące zgłoszeń na biwaki, zloty, rajdy i inne wydarzenia;
  10. dane dotyczące płatności;
  11. dane potrzebne do wystawienia faktury lub rachunku;
  12. zdjęcie ekipy lub zdjęcie uczestnika;
  13. linki do profili w mediach społecznościowych, jeżeli użytkownik sam je podaje;
  14. opis ekipy lub informacje podane dobrowolnie w formularzu;
  15. dane dotyczące udziału w wydarzeniach, klasyfikacji, punktacji, konkursach i nagrodach;
  16. dane lokalizacyjne urządzenia, jeżeli są potrzebne do potwierdzania odwiedzenia punktów w aplikacji rajdowej;
  17. wizerunek utrwalony na zdjęciach, filmach lub relacjach z wydarzeń;
  18. dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, dane przeglądarki, pliki cookies i dane analityczne.

Administrator przetwarza tylko te dane, które są potrzebne do konkretnego celu.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Obsługa strony internetowej Wyprawomaniak.pl

Dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce i plikach cookies, mogą być przetwarzane w celu prawidłowego działania strony, zapewnienia bezpieczeństwa, prowadzenia statystyk oraz poprawy funkcjonowania serwisu.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.

3.2. Formularz kontaktowy i korespondencja

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z Administratorem przez formularz, e-mail, telefon lub media społecznościowe, dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji i załatwienia sprawy.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu kontaktu z osobami zainteresowanymi działalnością Wyprawomaniaka.

3.3. Klub Wyprawomaniaka

Dane podane w formularzu zgłoszenia do Klubu Wyprawomaniaka są przetwarzane w celu:

  1. przyjęcia i obsługi zgłoszenia do Klubu;
  2. weryfikacji zgłoszenia;
  3. podjęcia decyzji o przyjęciu do Klubu;
  4. prowadzenia członkostwa;
  5. kontaktu organizacyjnego z członkami Klubu;
  6. obsługi składek i płatności;
  7. wydania lub obsługi legitymacji klubowej;
  8. organizacji wydarzeń klubowych;
  9. potwierdzania prawa udziału w wydarzeniach lub korzystania z uprawnień klubowych;
  10. dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

W ramach Klubu Wyprawomaniaka Administrator może przetwarzać w szczególności: imię, nazwisko, adres e-mail, telefon, adres, nazwę ekipy, zdjęcie ekipy, opis ekipy, linki do profili społecznościowych, dane płatności oraz dane dotyczące członkostwa.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań przed zawarciem umowy i wykonanie umowy członkostwa;
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne Administratora, w szczególności księgowe i podatkowe;
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora, w szczególności kontakt organizacyjny, bezpieczeństwo wydarzeń, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami.

3.4. Zdjęcie ekipy w Klubie Wyprawomaniaka

W formularzu Klubu Wyprawomaniaka Administrator może prosić o zdjęcie ekipy.

Zdjęcie ekipy jest przetwarzane w celu:

  1. identyfikacji osób należących do danej ekipy;
  2. potwierdzenia prawa udziału w wydarzeniach klubowych;
  3. potwierdzania uprawnień członków Klubu;
  4. ułatwienia organizacji wejść, zapisów i obsługi wydarzeń;
  5. ograniczenia sytuacji, w której z uprawnień klubowych korzystają osoby nieuprawnione.

Zdjęcie ekipy nie jest wykorzystywane do automatycznej identyfikacji biometrycznej ani do profilowania.

Dostęp do zdjęcia mogą mieć osoby obsługujące Klub, wydarzenia Wyprawomaniaka oraz — jeżeli jest to konieczne — partnerzy wydarzeń lub obiekty, do których organizowane są wejścia dla uczestników.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy członkostwa;
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na organizacji wydarzeń i weryfikacji uprawnień uczestników.

3.5. Biwaki, zloty, rajdy i inne wydarzenia Wyprawomaniaka

Dane uczestników wydarzeń są przetwarzane w celu:

  1. przyjęcia zgłoszenia;
  2. obsługi udziału w wydarzeniu;
  3. kontaktu organizacyjnego;
  4. potwierdzenia płatności;
  5. przekazywania informacji technicznych i organizacyjnych;
  6. prowadzenia list uczestników;
  7. zapewnienia bezpieczeństwa i porządku;
  8. obsługi reklamacji;
  9. rozliczeń księgowych;
  10. dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

Dotyczy to w szczególności biwaków, zlotów, rajdów, spotkań klubowych, wydarzeń terenowych i innych wydarzeń organizowanych przez Wyprawomaniaka.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy udziału w wydarzeniu;
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne Administratora;
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.

Informacje wysyłane uczestnikom wydarzeń, takie jak harmonogram, miejsce spotkania, zasady wjazdu, informacje o płatności, zmiany organizacyjne, instrukcje techniczne czy komunikaty bezpieczeństwa, nie są traktowane jako marketing, lecz jako kontakt organizacyjny związany z udziałem w wydarzeniu.

3.6. Rajd Żółwików

W przypadku Rajdu Żółwików Administrator może przetwarzać dane w celu:

  1. obsługi zgłoszeń ekip;
  2. kontaktu z reprezentantem ekipy;
  3. prowadzenia listy uczestników;
  4. organizacji biwaku rajdowego;
  5. obsługi roadbooka i aplikacji rajdowej;
  6. potwierdzania odwiedzenia punktów na trasie;
  7. naliczania punktów;
  8. prowadzenia klasyfikacji;
  9. obsługi konkursów dodatkowych;
  10. ogłaszania wyników;
  11. wydawania nagród;
  12. obsługi reklamacji;
  13. dokumentacji wydarzenia;
  14. rozliczeń i ewentualnych roszczeń.

W Rajdzie Żółwików dane mogą dotyczyć reprezentanta ekipy oraz innych osób należących do ekipy, jeżeli są podawane w formularzu lub w trakcie wydarzenia.

Osoba zgłaszająca ekipę powinna mieć prawo do przekazania danych pozostałych członków ekipy oraz powinna poinformować ich o zasadach udziału w Rajdzie i przetwarzaniu danych osobowych przez Administratora.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy udziału w Rajdzie;
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne Administratora;
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.

3.7. Aplikacja rajdowa i dane lokalizacyjne

Jeżeli wydarzenie, w szczególności Rajd Żółwików, wykorzystuje aplikację do potwierdzania odwiedzenia punktów, aplikacja może przetwarzać dane lokalizacyjne urządzenia uczestnika.

Dane lokalizacyjne są przetwarzane w celu:

  1. potwierdzenia obecności ekipy w danym punkcie;
  2. zaliczenia punktu na trasie;
  3. naliczenia punktów;
  4. prowadzenia klasyfikacji;
  5. rozpatrywania reklamacji dotyczących punktacji.

Dane lokalizacyjne nie są wykorzystywane do stałego śledzenia uczestników, lecz do potwierdzania odwiedzenia punktów, o ile funkcjonalność aplikacji działa w taki sposób.

Jeżeli aplikacja lub jej dostawca stosuje własną politykę prywatności, uczestnik może zostać poproszony o zapoznanie się także z zasadami przetwarzania danych przez dostawcę aplikacji.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy udziału w wydarzeniu i prowadzenie klasyfikacji;
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prawidłowej organizacji wydarzenia i rozstrzyganiu reklamacji.

3.8. Konkursy, klasyfikacje i nagrody

W przypadku konkursów, punktacji, klasyfikacji i nagród dane mogą być przetwarzane w celu:

  1. prowadzenia punktacji;
  2. oceny zadań;
  3. ustalenia wyników;
  4. ogłoszenia zwycięzców;
  5. przekazania nagród;
  6. rozliczenia podatkowego, jeżeli jest wymagane;
  7. rozpatrywania reklamacji.

Zakres publikowanych wyników może obejmować nazwę ekipy, imię reprezentanta, miejsce w klasyfikacji, liczbę punktów oraz materiały związane z wykonaniem zadań, jeżeli wynika to z regulaminu danego wydarzenia.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3.9. Wizerunek podczas wydarzeń

Podczas wydarzeń organizowanych przez Wyprawomaniaka mogą być wykonywane zdjęcia, nagrania filmowe, nagrania dźwiękowe, transmisje, relacje i inne materiały dokumentujące wydarzenie.

Materiały te mogą być wykorzystywane w celach:

  1. dokumentacyjnych;
  2. informacyjnych;
  3. promocyjnych;
  4. marketingowych;
  5. relacyjnych;
  6. archiwalnych.

Materiały mogą być publikowane w szczególności na stronie Wyprawomaniak.pl, w mediach społecznościowych Wyprawomaniaka, w serwisach wideo, w materiałach promocyjnych oraz w komunikacji dotyczącej działalności Wyprawomaniaka.

Szczegółowe zasady utrwalania i rozpowszechniania wizerunku mogą być określone w regulaminie konkretnego wydarzenia.

Akceptacja regulaminu wydarzenia może obejmować zgodę na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku w zakresie wskazanym w tym regulaminie.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie regulaminu wydarzenia, jeżeli udział w wydarzeniu obejmuje zgodę na dokumentację wydarzenia;
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dokumentowaniu i promowaniu działalności Wyprawomaniaka;
  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, jeżeli w danym przypadku wymagana jest odrębna zgoda.

Rozpowszechnianie wizerunku odbywa się z uwzględnieniem przepisów o ochronie wizerunku.

3.10. Płatności, faktury i rozliczenia

Dane związane z płatnościami, fakturami, rachunkami i rozliczeniami są przetwarzane w celu:

  1. przyjęcia płatności;
  2. zaksięgowania płatności;
  3. wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego;
  4. prowadzenia dokumentacji księgowej;
  5. realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne Administratora;
  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy;
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami.

3.11. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, wykazania wykonania umowy, rozpatrywania reklamacji, wyjaśniania sporów i zabezpieczenia interesów Administratora.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.

4. Kontakt organizacyjny a marketing

Administrator może wysyłać uczestnikom Klubu, Rajdu, biwaków, zlotów i innych wydarzeń wiadomości organizacyjne dotyczące spraw, w których dana osoba bierze udział lub na które się zapisała.

Mogą to być w szczególności informacje o:

  1. płatności;
  2. miejscu wydarzenia;
  3. godzinach przyjazdu;
  4. programie;
  5. zmianach organizacyjnych;
  6. regulaminie;
  7. zasadach bezpieczeństwa;
  8. liście uczestników;
  9. roadbooku;
  10. aplikacji;
  11. klasyfikacji;
  12. odbiorze nagród;
  13. sprawach technicznych.

Takie wiadomości nie są marketingiem, lecz komunikacją organizacyjną potrzebną do wykonania umowy lub obsługi wydarzenia.

Administrator nie wysyła użytkownikom informacji marketingowych, newslettera ani ofert promocyjnych, chyba że użytkownik wyrazi na to odrębną zgodę.

Jeżeli w przyszłości Administrator będzie prowadził newsletter lub wysyłał informacje marketingowe, będzie to wymagało osobnej, dobrowolnej zgody użytkownika.

5. Komu możemy przekazywać dane

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do realizacji celów opisanych w Polityce Prywatności lub wynika z przepisów prawa.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

  1. podmioty świadczące usługi hostingu strony;
  2. dostawcy poczty elektronicznej;
  3. dostawcy systemów formularzy;
  4. dostawcy systemów płatności;
  5. banki;
  6. biuro rachunkowe;
  7. dostawcy aplikacji rajdowej;
  8. dostawcy narzędzi analitycznych;
  9. dostawcy narzędzi technicznych potrzebnych do działania strony;
  10. osoby współpracujące przy organizacji wydarzeń;
  11. partnerzy wydarzeń, obiekty, atrakcje lub miejsca noclegowe — wyłącznie w zakresie potrzebnym do organizacji wydarzenia;
  12. kancelarie prawne lub doradcy, jeżeli jest to potrzebne do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami;
  13. organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych użytkowników.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektóre narzędzia wykorzystywane przez stronę lub media społecznościowe mogą powodować przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności jeżeli użytkownik korzysta z usług globalnych dostawców technologicznych.

Jeżeli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator stosuje wymagane przez prawo zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne lub inne mechanizmy przewidziane przez RODO.

7. Jak długo przechowujemy dane

Dane osobowe są przechowywane przez czas potrzebny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do ochrony interesów Administratora.

W szczególności:

  1. dane z formularza kontaktowego — przez czas prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres potrzebny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
  2. dane zgłoszenia do Klubu Wyprawomaniaka — przez czas obsługi zgłoszenia, a w przypadku przyjęcia do Klubu przez okres członkostwa;
  3. dane członka Klubu — przez okres członkostwa, a następnie przez czas potrzebny do rozliczeń, reklamacji i roszczeń;
  4. zdjęcie ekipy — przez okres członkostwa lub do czasu jego aktualizacji, a po zakończeniu członkostwa przez okres potrzebny do rozliczeń i ochrony roszczeń, chyba że dalsze przechowywanie nie jest już potrzebne;
  5. dane uczestników wydarzeń — przez czas organizacji wydarzenia, rozliczenia wydarzenia, obsługi reklamacji i okres możliwych roszczeń;
  6. dane księgowe i podatkowe — przez okres wymagany przepisami prawa;
  7. dane dotyczące punktacji, klasyfikacji i nagród — przez czas potrzebny do przeprowadzenia wydarzenia, ogłoszenia wyników, rozliczenia nagród i obsługi reklamacji;
  8. dane lokalizacyjne z aplikacji rajdowej — przez czas potrzebny do potwierdzenia odwiedzenia punktów, prowadzenia klasyfikacji i rozpatrzenia reklamacji;
  9. zdjęcia, filmy i materiały z wydarzeń — przez czas prowadzenia działalności informacyjnej, promocyjnej i archiwalnej Wyprawomaniaka albo do czasu skutecznego zgłoszenia sprzeciwu lub żądania usunięcia, jeżeli w danym przypadku takie żądanie może zostać uwzględnione.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

  1. dostępu do swoich danych;
  2. otrzymania kopii danych;
  3. sprostowania danych;
  4. usunięcia danych;
  5. ograniczenia przetwarzania;
  6. przenoszenia danych;
  7. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
  8. cofnięcia zgody, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody;
  9. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie dotyczące danych można wysłać na adres: redakcja@wyprawomaniak.pl.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

Niektóre prawa mogą być ograniczone, jeżeli dalsze przetwarzanie danych jest konieczne z powodu obowiązków prawnych Administratora, rozliczeń, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

9. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach konieczne do skorzystania z określonej usługi.

Niepodanie danych może uniemożliwić:

  1. wysłanie formularza;
  2. kontakt z Administratorem;
  3. przyjęcie do Klubu Wyprawomaniaka;
  4. udział w biwaku, zlocie, rajdzie lub innym wydarzeniu;
  5. udział w klasyfikacji Rajdu Żółwików;
  6. otrzymanie nagrody;
  7. wystawienie faktury;
  8. realizację płatności.

10. Dane innych osób przekazywane przez użytkownika

Jeżeli użytkownik przekazuje Administratorowi dane innych osób, w szczególności członków ekipy, uczestników wydarzenia, dzieci, osób towarzyszących lub współuczestników pojazdu, powinien mieć prawo do przekazania tych danych.

Użytkownik powinien poinformować te osoby o przekazaniu danych Administratorowi oraz o możliwości zapoznania się z niniejszą Polityką Prywatności.

W przypadku osób małoletnich dane powinien przekazywać rodzic, opiekun prawny albo osoba uprawniona do działania w imieniu dziecka.

11. Dzieci i osoby małoletnie

Wydarzenia Wyprawomaniaka mogą mieć charakter rodzinny, jednak zgłoszeń dokonują osoby pełnoletnie.

Dane dzieci i osób małoletnich mogą być przetwarzane w zakresie koniecznym do organizacji wydarzenia, zapewnienia bezpieczeństwa, prowadzenia list uczestników lub realizacji regulaminu wydarzenia.

Za przekazanie danych dziecka i udział dziecka w wydarzeniu odpowiada rodzic lub opiekun prawny.

12. Pliki cookies

Strona Wyprawomaniak.pl może korzystać z plików cookies i podobnych technologii.

Cookies mogą być wykorzystywane w celu:

  1. prawidłowego działania strony;
  2. zapamiętywania ustawień użytkownika;
  3. zapewnienia bezpieczeństwa;
  4. prowadzenia statystyk;
  5. analizowania sposobu korzystania ze strony;
  6. poprawy działania serwisu.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies z poziomu ustawień swojej przeglądarki.

Ograniczenie lub wyłączenie plików cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji strony.

Jeżeli strona korzysta z narzędzi zewnętrznych, takich jak narzędzia analityczne, mapy, osadzone filmy, wtyczki społecznościowe lub systemy płatności, dostawcy tych narzędzi mogą stosować własne pliki cookies i własne zasady prywatności.

13. Media społecznościowe

Wyprawomaniak może prowadzić profile w mediach społecznościowych, w szczególności na Facebooku, Instagramie, YouTube, TikToku lub innych platformach.

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z Wyprawomaniakiem przez media społecznościowe, komentuje, reaguje, wysyła wiadomości lub bierze udział w aktywności na profilu, jego dane mogą być przetwarzane przez Administratora w celu prowadzenia profilu, komunikacji, obsługi wiadomości i informowania o działalności Wyprawomaniaka.

Niezależnie od tego dane użytkownika są przetwarzane również przez operatora danej platformy społecznościowej na zasadach określonych w polityce prywatności tej platformy.

14. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, zniszczeniem, zmianą lub nieuprawnionym ujawnieniem.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce Prywatności.

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

Administrator może korzystać z danych technicznych i analitycznych w celu poprawy działania strony, ale nie prowadzi profilowania w rozumieniu podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkownika.

16. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator może zmienić Politykę Prywatności, jeżeli będzie to konieczne z powodu zmian prawa, zmian technicznych, zmian sposobu działania strony, zmian formularzy, zmian w Klubie Wyprawomaniaka, zmian w organizacji wydarzeń lub zmian używanych narzędzi.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana na stronie Wyprawomaniak.pl.

17. Kontakt w sprawach danych osobowych

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem:

redakcja@wyprawomaniak.pl